Es importante recalcar que una factura siempre se realiza a partir de un presupuesto. En la siguiente pantalla se muestra como cargar el presupuesto a facturar, en caso de que no recordemos el nombre solo le damos ENTER y nos va a desplegar la información de los documentos que tenemos por facturar.
Como en este caso la factura se hará a nombre del cliente se marca la casilla correspondiente a Partidas, con esto en automático se marca la opción de Datos del Cliente, esto es importante ya que en ocasiones no tenemos los datos del cliente para hacer las facturas y en esos casos, la factura se realiza al cliente de VENTAS PUBLICO EN GENERAL, más conocido como mostrador. Y es cuando debemos de seleccionar la opción de FACTURAR A MOSTRADOR.
Otro punto a considerar es que se pueden facturar varios presupuestos en una sola FACTURA, es decir se pueden seleccionar la parte de Partidas correspondientes a los presupuestos deseados, pero solo se podrá marcar una sola casilla sobre los Datos del Cliente. Después de realizar este proceso, hacemos clic en el botón que dice ACEPTAR en la parte derecha de la ventana donde estamos viendo los presupuestos con esto nos carga toda la información correspondiente tanto al cliente como a las partidas del o de los presupuestos seleccionados como se muestra a continuación:
Se va a proceder a realizar una explicación de la información que se muestra, basándonos en los números que se ven en la imagen en color rojo:
- 1. Aquí nos hace referencia al número que tiene el cliente en nuestro sistema
- 2. Nos muestra el nombre o razón social a la cual se le va a facturar y en los campos que están abajo nos muestra toda su información como es: dirección, teléfono, correo. Siempre y cuando esa información haya sido capturada en el sistema.
- 3. Nos muestra el RFC al cual se va a facturar, es importante verifica con nuestro cliente esta información.
- 4. En la parte de Días de Crédito es importante tener en cuenta lo siguiente, aunque un cliente tenga días de crédito, si el presupuesto fue registrado como pagado, así también se mostrará al momento de facturación.
- 5. USO CFDI, el sistema nos permite escoger el uso del CFDI que el cliente requiere, siempre y cuando sean los autorizados por el SAT.
- 6. En la parte de Leyenda, en este caso nos muestra que es el pago va a ser en una sola exhibición.
- 7. Aquí nos muestra el o los presupuestos que se van a facturar.
- 8. En caso de que la factura sea de contado en este apartado COBROS, se registra la forma de pago de la factura, la cual debe de ser la misma que el presupuesto.
- 9. En caso de que cliente tenga una NOTA DE CREDITO o DEVOLUCIÓN a su favor, en este apartado es donde se aplican.
- 10. Aquí se deben de aplicar los ANTICIPOS FACTURADOS.
- 11. DATOS INE esta parte solo se usa para los partidos políticos o Candidatos independientes.
En el caso de que la factura sea de CONTADO hay que proceder a registrar el pago.
Después de registrar el cobro cuando así sea el caso y de revisar toda la información correspondiente, hacemos clic en el botón de GUARDAR para terminar la captura de la factura.
Que cuentas nos afecta una factura
PUNTOS IMPORTANTES:
- Al momento de realizar una factura si esta es de CONTADO el MÉTODO DE PAGO que se registrará en el XML será el correspondiente a la forma en que se pagó, es decir si se pago es efectivo la forma de pago saldrá como efectivo. Con las facturas de crédito el MÉTODO DE PAGO, siempre va a salir POR DEFINIR, ya que desconocemos la forma en la que nuestro cliente nos va a pagar.
- Si el campo de Referencia no se encuentra y en su lugar dice Vendedor debemos de poner la clave con la cual entramos al sistema.
- No se puede dejar una factura a crédito si el presupuesto ya está pagado.
- Si el RFC del cliente está mal o tiene problemas con el SAT, el proveedor de timbrado nos va a regresar un error indicando que no se encontro ese RFC y no se podrá realizar la factura. En estos casos lo que se debe de hacer es avisarle al cliente y verificar su RFC, en caso de que cliente indique que su RFC es correcto, se le invita a que revise sus estatus en el SAT, ya que NO SE PODRA REALIZAR LA FACTURA.